個人情報の取り扱い

個人情報の取扱いに関する同意書 (受講者用) 【事業者】 法人名:株式会社 ProjectPNG 代表者:代表取締役 上村 知聖 所在地:東京都世田谷区上用賀 屋号 :PNG Driving School(届出自動車教習所) 株式会社 ProjectPNG(以下「当社」という。)は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保 護法」)その他関連法令を遵守し、当社が運営する届出自動車教習所「PNG Driving School」の受講 者(以下「対象者」という。)の個人情報を、以下のとおり適切に取り扱います。本書面の内容をご確 認のうえ、ご同意ください。 1. 取得する個人情報の項目 (1)基本情報:氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日（西暦）、性別、緊急連絡先 (2)外国籍受講者の本人確認情報:在留資格、在留カード番号、在留期間、パスポート番号 (3)運転免許関連情報:運転免許証の番号・種類・取得日・有効期限・限定条件、免許失効履歴、母国の 運転免許情報(外免切替の場合) (4)教習関連情報:教習進捗、技能評価、模擬試験成績、教習原簿の記録 (5)健康情報:教習に支障のある既往症、健康状態自己申告、運転に影響しうる体調情報 (6)写真:本人確認用(教習所内システム登録用) (7)写真:広報用(HP・SNS・パンフレット掲載用) ※ 別途個別同意による (8)決済情報:銀行振込先口座、決済履歴(Square クレジットカード番号は当社で保管しません) ※ 在留資格・パスポート番号等のセンシティブ情報は、特に厳重な取扱いを行います(第 6 条参 照)。 2. 利用目的 当社は、対象者の個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。 (1)教習契約の締結、履行および管理 (2)教習スケジュールの調整、予約管理、進捗管理および指導の最適化 (3)外免切替支援サービスにおける運転免許試験場・行政機関との連絡 (4)料金の請求、決済処理、返金処理 (5)運転免許試験場への受験手続きサポート(対象者の同意を得たうえで) (6)教習中の事故・トラブル発生時の連絡・対応 (7)当校からのお知らせ、サービス改善に関する連絡 (8)法令に基づく行政機関への届出・報告 (9)前各号に付随する目的 3. 第三者提供(行政機関等) 以下の行政機関等への提供は、法令上の義務として、または対象者の事前同意を得たうえで行いま す。 ・運転免許試験場(警視庁・各都道府県公安委員会):受験手続き支援のため ・公安委員会:届出教習所として法令上必要な報告のため ・出入国在留管理庁、関連行政機関:在留資格に関する確認・手続き支援のため ・法令に基づき提供を求められたその他の行政機関 4. 個人情報取扱いの委託(民間委託先) 以下の業務委託先に対し、業務遂行に必要な範囲で個人情報の取扱いを委託することがあります。こ れは個人情報保護法上の「委託」(同法第 27 条第 5 項第 1 号)であり、第三者提供とは異なる取扱いで す。 ・通訳・翻訳サービス事業者(多言語対応のため) ・外部教習コース所有者・管理者(コース利用時の本人確認のため) ・決済サービス事業者(Square 等) ・銀行(返金等の振込のため) ・業務システム(予約管理・教習原簿・スケジュール管理 等)の運営事業者 ・税務処理の委託先(税理士事務所、会計事務所) ・法務トラブル対応のための弁護士事務所 5. 委託先の監督 当社は、業務委託先に対し、個人情報保護に関する契約を締結し、当社の個人情報保護方針に準じた 取扱いを義務付けるとともに、適切な監督を行います。 6. 個人情報の管理(当社の秘密保持方針) 当社は、秘密保持を会社経営の根幹方針として位置付けており、対象者の個人情報を以下の通り厳重 に管理します。 (1)管理の根拠:個人情報保護法、当社個人情報保護方針、教習契約書、当社の従業員・指導員に対する 秘密保持誓約書 (2)アクセス制限:個人情報へのアクセスは、業務上必要な担当者に限定 (3)物理的安全管理:書類は鍵付き書庫で保管、執務エリアへの第三者立入を制限 (4)技術的安全管理:電子データはアクセス権制御・パスワード保護を実施、私物端末への保存禁止 (5)在留資格・パスポート番号等のセンシティブ情報の取扱い:取扱担当者を最小限に限定し、業務終了 後速やかに当社の管理下に戻す (6)従業員・指導員の義務:全員に秘密保持誓約書の提出を義務付け、個人情報(特定個人情報・要配慮 個人情報を含む)の保護義務は退職後も無期限に、営業秘密の保持義務は退職後 5 年間継続するものと する。私物 USB・私物 PC への保存、自宅作業、SNS への言及を全面的に禁止 (7)漏洩防止措置:漏洩・紛失等の事案発生時は、速やかに対象者への通知および個人情報保護委員会へ の報告を行う 7. 保管期間 当社は、利用目的に必要な範囲内で個人情報を保管します。契約終了後の保管期間の目安は以下のと おりです。 ・教習契約書、重要事項説明書、本同意書 …………… 5 年 ・教習原簿、進捗記録 ………………………………… 5 年 ・決済関連記録(税法上の保存義務) ………………… 7 年 ・在留資格関連記録 …………………………………… 契約終了から 3 年 保存期間経過後は、復元不可能な方法(シュレッダー、データ消去ソフト等)により廃棄します。 8. 開示・訂正・利用停止等の権利 対象者は、個人情報保護法に基づき、自己の個人情報について以下を請求できます。 ・利用目的の通知 ・個人情報の開示 ・内容の訂正、追加または削除 ・利用の停止、消去または第三者提供の停止 請求方法は、本書末尾の「お問い合わせ窓口」までご連絡ください。当社は本人確認のうえ、合理的 な期間内に対応します。 9. 同意の任意性 本同意書への同意は任意です。ただし、教習契約の締結・履行に必要不可欠な情報 (本人確認・連絡・ 料金請求等)の取得・利用に同意いただけない場合、教習契約の締結または継続が困難となることがあ ります。 また、第 1 条(7)の「広報用写真」については、別途個別の同意が必要であり、不同意の場合でも教習 契約に影響しません。 10. お問い合わせ窓口 個人情報の取扱いに関するご質問・ご請求・苦情は、以下までご連絡ください。 部署 :株式会社 ProjectPNG 個人情報保護担当 担当者:代表取締役 上村 知聖 所在地:東京都世田谷区上用賀 事業所:PNG Driving School 新宿校 電話 :03-3700-0790 メール:info@projectpng.co.jp